Quando una società riceve un’informazione di garanzia all’ente ai sensi dell’art. 57 del D.Lgs. 231/2001, l’atto le comunica che è in corso un procedimento per un illecito amministrativo dipendente da reato e le indica la via per parteciparvi: dichiarare o eleggere un domicilio per le notificazioni e depositare la dichiarazione di costituzione prevista dall’art. 39. Non contiene un’accusa formulata e non anticipa alcuna sanzione. Fissa però il momento dal quale l’impresa ha interesse a scegliere chi la rappresenta e chi la difende, e le scelte compiute in quei giorni pesano su tutto ciò che segue.
Indice
- Quando arriva l’informazione di garanzia all’ente
- Che cosa contiene l’informazione di garanzia: i due inviti dell’art. 57
- La costituzione della società: rappresentante, difensore, procura
- Le prime mosse dell’impresa
- Informazione di garanzia all’ente e avviso alla persona fisica
- Il punto dell’Avv. Soardi
- Domande frequenti
Quando arriva l’informazione di garanzia all’ente
Il pubblico ministero che procede per un illecito amministrativo dipendente da reato invia l’atto alla società quando deve compiere un atto al quale il difensore ha diritto di assistere, secondo lo schema che il codice di procedura penale detta all’art. 369 per la persona sottoposta alle indagini. Il decreto del 2001 non riscrive quel meccanismo: lo richiama, adattandolo, perché all’ente si applicano le disposizioni processuali relative all’imputato in quanto compatibili (art. 35).
Una precisazione sul nome, visto che genera equivoci ricorrenti. «Avviso di garanzia» è l’espressione giornalistica; il codice, dal 1989, parla di informazione di garanzia, e il decreto 231 usa la stessa formula. La sostanza non cambia, ma nei documenti interni dell’azienda conviene usare il nome corretto, se non altro perché l’ufficio che riceve una richiesta di accesso agli atti se ne accorge.
Il perimetro dell’obbligo non è illimitato. La Cassazione lo ha circoscritto agli atti che richiedono la presenza del difensore, escludendolo per gli atti a sorpresa come le perquisizioni. Dove passi esattamente il confine tra atto garantito e atto a sorpresa, in alcune situazioni intermedie, resta a mio avviso una questione aperta, e chi difende l’ente farà bene a verificarla sul caso concreto anziché fidarsi di una regola riassuntiva.
Quanto alla consegna materiale, l’art. 43 contiene una previsione che sorprende molti amministratori: sono comunque valide le notificazioni eseguite mediante consegna al legale rappresentante, anche se imputato del reato da cui dipende l’illecito. La persona che ha il conflitto più evidente con l’ente può quindi essere, sul piano formale, quella che riceve l’atto per l’ente.
Che cosa contiene l’informazione di garanzia: i due inviti dell’art. 57
L’art. 57 prescrive due contenuti specifici, che si aggiungono agli elementi ordinari dell’informazione di garanzia: l’invito a dichiarare ovvero eleggere domicilio per le notificazioni e l’avvertimento che, per partecipare al procedimento, l’ente deve depositare la dichiarazione di cui all’art. 39, comma 2. Secondo l’impostazione corrente l’atto riporta anche le indicazioni previste dall’art. 369 del codice: le norme che si assumono violate e la data e il luogo del fatto, riferiti al reato da cui l’illecito dell’ente dipende.
| Elemento dell’atto | Che cosa comporta per la società | Riferimento |
|---|---|---|
| Invito a dichiarare o eleggere domicilio | Stabilisce dove arriveranno gli atti successivi; un domicilio scelto male li fa arrivare nel posto sbagliato | Art. 57 D.Lgs. 231/2001 |
| Avvertimento sulla dichiarazione di partecipazione | Indica la condizione per esercitare le facoltà difensive: la costituzione ex art. 39, comma 2 | Art. 57 D.Lgs. 231/2001 |
| Norme violate, data e luogo del fatto | Consente di individuare il reato presupposto e il processo aziendale coinvolto | Art. 369 c.p.p., richiamato tramite l’art. 34 |
| Notificazione all’ente | È valida anche la consegna al legale rappresentante imputato | Art. 43 D.Lgs. 231/2001 |
La lettura dell’atto va fatta con una matita in mano. Dal reato indicato si ricava quale articolo del catalogo dei reati presupposto viene in rilievo, e da lì quale processo aziendale è sotto osservazione: è la prima informazione utile per orientare la difesa, ed è scritta in un documento che molte imprese archiviano senza leggerlo davvero.
La costituzione della società: rappresentante, difensore, procura
L’ente partecipa al procedimento con il proprio rappresentante legale, salvo che questi sia imputato del reato da cui dipende l’illecito amministrativo: la riserva dell’art. 39, comma 1, è il punto tecnicamente più delicato dell’intera fase, perché nella gran parte delle contestazioni l’autore individuato del reato presupposto è proprio l’amministratore, e in quel caso la società deve trovare un’altra voce — un procuratore nominato ad hoc, un altro componente dell’organo amministrativo, un institore — prima ancora di poter compiere validamente il primo atto difensivo, con la conseguenza, tutt’altro che teorica, che una nomina proveniente dalla persona incompatibile rischia di travolgere ciò che ne è seguito.
La dichiarazione di costituzione ha requisiti tassativi. Deve contenere la denominazione dell’ente e le generalità del rappresentante, il nome del difensore e l’indicazione della procura, la sottoscrizione del difensore e la dichiarazione o elezione di domicilio; la procura è conferita nelle forme dell’art. 100, comma 1, del codice. In mancanza di questi elementi la dichiarazione è inammissibile, e l’inammissibilità non è un difetto che si sana con una integrazione tardiva compiuta a ridosso dell’udienza. Sulle soluzioni operative che la prassi ha elaborato per individuare chi può conferire l’incarico difensivo per la società lo Studio ha pubblicato una pagina di riferimento che resta attuale.
Se la società non provvede, il sistema non si ferma: l’art. 40 assicura all’ente che non ha nominato un difensore, o che ne è rimasto privo, un difensore d’ufficio. E l’ente che non si costituisce nel processo è dichiarato contumace — il decreto usa ancora questa parola —, con la perdita delle facoltà che soltanto la parte costituita esercita.
Un difensore d’ufficio non è una difesa organizzata.
Le prime mosse dell’impresa
La prima decisione è organizzativa e precede quelle tecniche: stabilire chi parla per l’ente. Se il legale rappresentante è estraneo alle indagini, la strada è lineare; se è coinvolto, o se il suo coinvolgimento non è ancora chiaro, occorre una delibera che designi un soggetto libero da conflitti, e conviene assumerla subito, documentandone le ragioni.
Sul piano documentale, l’impresa ha interesse a mettere in sicurezza da subito la versione del modello organizzativo vigente all’epoca del fatto, le delibere di adozione e aggiornamento, i verbali dell’Organismo di Vigilanza del periodo e le evidenze della formazione erogata. Sono i materiali sui quali si costruisce la prospettiva migliore, quella della chiusura del procedimento con decreto motivato del pubblico ministero, e insieme quelli che servono se il quadro peggiora e il confronto si sposta sulle misure che possono colpire l’impresa prima di ogni condanna. Il quadro generale della materia, per chi arriva a questo tema per la prima volta, è nella pagina dello Studio sulla responsabilità delle società per i reati commessi nel loro interesse.
C’è un’obiezione che sento spesso dagli imprenditori, e che merita una risposta onesta: per una piccola impresa costituirsi subito, con un difensore dedicato e una delibera ad hoc, è un costo, e quando il coinvolgimento dell’ente appare marginale la tentazione di attendere gli sviluppi ha una sua razionalità economica. È un calcolo legittimo, e in qualche caso l’attesa vigile è davvero la scelta giusta. Chi la compie deve però sapere che cosa sta rinunciando a fare nel frattempo: memorie, accesso agli atti nei limiti consentiti, investigazioni difensive, tutto ciò che matura nella fase in cui il fascicolo si forma.
Informazione di garanzia all’ente e avviso alla persona fisica
L’informazione di garanzia all’ente e quella diretta alla persona fisica viaggiano su binari distinti, perché distinte sono le responsabilità: l’art. 8 del decreto rende autonoma la posizione della società, che può essere accertata anche quando l’autore del reato non è stato identificato. Ne discendono combinazioni che disorientano: l’amministratore può ricevere il proprio atto senza che l’ente riceva nulla, e viceversa; i due procedimenti possono chiudersi in modi opposti. Chi vuole vedere come funziona l’istituto sul versante individuale può leggere la pagina dedicata a che cosa fare quando l’atto arriva alla persona fisica in materia fiscale, dove le cadenze sono quelle del codice e non quelle del decreto 231.
Nella mia esperienza la sovrapposizione fra le due posizioni è il terreno degli errori più costosi. La prassi di affidare allo stesso difensore l’amministratore e la società nasce da una comprensibile economia, ma regge soltanto finché le due difese vogliono le stesse cose; il giorno in cui la società ha interesse a dimostrare che il modello è stato eluso fraudolentemente dal suo apicale, quell’economia presenta il conto, e lo presenta nel momento in cui sostituire il difensore costa di più, sul piano processuale prima ancora che economico.
Il punto dell’Avv. Soardi
Arriva a un’organizzazione, non a una persona: è questo che rende l’atto dell’art. 57 un documento senza destinatario naturale. Lo riceve la portineria, la protocolla un ufficio, la legge qualcuno che non sa di doverla portare al vertice. I giorni che passano fra la consegna e la prima decisione consapevole sono il vero punto debole della fase, molto più delle questioni tecniche che ho descritto sopra.
Il secondo rilievo riguarda l’istinto, quasi universale, di leggere l’atto come un problema dell’amministratore al quale la società fa da sfondo. È una lettura sbagliata in punto di diritto, perché le sanzioni dell’ente colpiscono il patrimonio e l’operatività dell’impresa, e pericolosa in punto di strategia, perché consegna la difesa della società alle scelte di chi potrebbe averne interessi divergenti. La domanda da porsi alla ricezione riguarda la società: che cosa deve dimostrare, e con quali documenti. A «che cosa rischia il nostro amministratore» risponde già, per suo conto, il difensore dell’amministratore. Se il modello organizzativo indica già chi assume la rappresentanza nel procedimento quando il vertice è coinvolto, metà del lavoro dei primi giorni è fatta; nella maggior parte dei modelli che leggo, quella pagina non c’è.
Domande frequenti
L’informazione di garanzia all’ente equivale a un’accusa?
No. È un atto che informa la società dell’esistenza del procedimento e le consente di esercitare le facoltà difensive. La contestazione dell’illecito amministrativo è un momento successivo ed eventuale, e fino ad allora vale per l’ente la stessa presunzione di non colpevolezza che assiste la persona fisica.
Chi riceve materialmente l’informazione di garanzia in azienda?
La notificazione segue le regole dell’art. 43 del decreto, e resta valida anche la consegna al legale rappresentante imputato del reato presupposto. Conviene allora che l’organizzazione interna preveda un percorso certo: chiunque riceva un atto giudiziario destinato alla società deve sapere a chi trasmetterlo immediatamente.
Entro quanto tempo la società deve costituirsi?
L’art. 39 non fissa un termine perentorio per il deposito della dichiarazione nella fase delle indagini. La costituzione tardiva ha però un prezzo concreto: finché la società non è costituita non esercita le facoltà della parte, e nel processo l’ente non costituito è dichiarato contumace ai sensi dell’art. 41.
Che cosa succede se il legale rappresentante è indagato per lo stesso reato?
Scatta l’incompatibilità dell’art. 39, comma 1: quel rappresentante non può stare in giudizio per l’ente né conferire validamente l’incarico al difensore della società. Serve una decisione societaria che individui un soggetto libero da conflitti, e conviene assumerla prima di compiere qualunque atto difensivo.
L’ente può ricevere l’informazione di garanzia anche se nessuno è stato individuato?
Sì. La responsabilità della società è autonoma per effetto dell’art. 8 e sussiste anche quando l’autore del reato non è stato identificato. Il procedimento contro l’ente nasce con l’annotazione dell’illecito prevista dall’art. 55 e segue le proprie cadenze.
Assistenza
Lo Studio assiste imprese ed enti che abbiano ricevuto un’informazione di garanzia all’ente o altri atti del procedimento ai sensi del D.Lgs. 231/2001, dalla costituzione ex art. 39 alla predisposizione della strategia difensiva. Per una valutazione preliminare è possibile richiedere un appuntamento.
Soardi Studio Legale riceve nelle sedi di Bergamo, in Via dei Partigiani n. 5, e di Brescia, in Via Armando Diaz n. 1b, con operatività presso i Tribunali di Milano, Monza, Como, Lecco, Bergamo e Brescia e, su incarico, sull’intero territorio nazionale.
Testo normativo di riferimento: D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231, testo vigente su Normattiva.
Avv. Stefano Soardi — 31 agosto 2026
