Realizzazione e aggiornamento del Modello Organizzativo 231

La realizzazione del Modello 231 non consiste nell’adattare un documento standard alla carta intestata dell’impresa. Richiede, prima di tutto, la comprensione dell’organizzazione: attività svolte, deleghe, processi decisionali, rapporti con clienti e fornitori, gestione del personale, flussi finanziari e controlli già esistenti. Solo dopo questa ricognizione è possibile individuare i rischi rilevanti e costruire presidi che l’azienda possa applicare davvero.

Soardi Studio Legale assiste società, associazioni ed enti nella realizzazione, nell’aggiornamento e nel check-up dei Modelli di organizzazione, gestione e controllo previsti dal D.Lgs. 231/2001. L’incarico viene definito in base alle dimensioni dell’ente, al settore, alla struttura decisionale e ai rischi concretamente riconoscibili. Il risultato non è un fascicolo isolato, ma un sistema coordinato di analisi, regole, responsabilità, controlli e flussi informativi.

La pagina è dedicata a chi sta valutando un incarico professionale. Per il quadro generale della disciplina si può consultare l’approfondimento sulla responsabilità amministrativa degli enti.

Richiedi una valutazione preliminare del Modello 231
È utile indicare attività svolta, dimensioni dell’ente, sedi operative e presenza di un Modello già adottato. Queste informazioni permettono di delimitare il primo confronto e di formulare una proposta coerente con l’organizzazione.

Quando serve adottare, aggiornare o verificare il Modello 231?

La valutazione non dipende soltanto dalle dimensioni dell’impresa. Conta soprattutto il modo in cui l’ente opera e il tipo di rischio al quale è esposto. Una PMI che partecipa a gare, gestisce appalti, utilizza contributi pubblici o svolge attività con rilevanza ambientale può presentare un perimetro 231 più delicato di una realtà più grande ma organizzativamente semplice.

È opportuno esaminare l’adozione o la revisione del Modello, in particolare, quando:

• l’ente non ha ancora un sistema 231 e vuole valutarne utilità e perimetro;
• sono cambiate attività, sedi, governance, deleghe o processi aziendali;
• sono intervenute acquisizioni, fusioni, riorganizzazioni o l’ingresso in nuovi mercati;
• nuovi reati presupposto possono interessare l’attività dell’ente;
• emergono rilievi da audit, verifiche interne, segnalazioni o attività dell’Organismo di Vigilanza;
• il Modello esistente è datato, poco conosciuto o non sostenuto da evidenze di effettiva attuazione;
• clienti, partner, procedure di gara o sistemi di qualificazione richiedono presidi organizzativi documentati.

Il Modello 231 non è imposto in via generale a ogni impresa. Il decreto riguarda gli enti forniti di personalità giuridica, le società e le associazioni anche prive di personalità giuridica, con le esclusioni indicate dall’art. 1. Esistono inoltre settori, rapporti contrattuali e procedure nelle quali l’adozione può assumere una rilevanza specifica. Per questo la domanda corretta non è soltanto se il Modello sia formalmente obbligatorio, ma quali rischi e conseguenze l’ente debba gestire nel proprio caso. Il tema è approfondito nella guida su quando il Modello 231 diventa necessario.

Se un reato è già stato commesso, l’adozione successiva non produce l’esimente originaria prevista dagli artt. 6 e 7. Può tuttavia assumere rilievo, insieme alle altre condizioni di legge, sul piano sanzionatorio e delle condotte riparatorie ai sensi degli artt. 12 e 17. Anche in questa fase occorre quindi una valutazione concreta, coordinata con la difesa dell’ente.

Che cosa comprende l’incarico dello Studio?

Il perimetro viene definito dopo un confronto preliminare con l’organo dirigente e con le funzioni interessate. La realizzazione di un Modello 231 può comprendere:

• raccolta e analisi della documentazione societaria e organizzativa;
• interviste ad amministratori, responsabili di funzione e figure che presidiano i processi sensibili;
• mappatura delle attività nelle quali potrebbero verificarsi reati presupposto;
• valutazione del rischio intrinseco e dei controlli già applicati;
• gap analysis tra presidi esistenti e misure ulteriori realisticamente attuabili;
• redazione o revisione della parte generale, delle parti speciali e dei protocolli;
• coordinamento con deleghe, procure, procedure, sistemi di gestione e canali di segnalazione;
• supporto all’organo dirigente nella fase di esame e adozione;
• impostazione dei flussi informativi, della formazione e delle prime attività di attuazione.

Il lavoro può coinvolgere, secondo necessità, consulenti fiscali, tecnici della sicurezza, professionisti ambientali, revisori, responsabili IT e altre competenze già presenti nell’organizzazione. Il coordinamento serve a evitare che il Modello riproduca controlli sulla carta senza riflettere il funzionamento reale dell’ente.

Come si svolge la realizzazione del Modello 231?

Il metodo viene adattato all’ente, ma il percorso segue normalmente alcune fasi riconoscibili.

1. Definizione del perimetro. Si chiariscono attività, società coinvolte, sedi, organigramma, interlocutori e documenti disponibili.
2. Conoscenza dell’organizzazione. L’analisi documentale viene integrata da interviste mirate. È in questa fase che emergono prassi, eccezioni operative e passaggi decisionali non sempre descritti nelle procedure.
3. Risk assessment. Le attività sensibili vengono collegate ai reati presupposto pertinenti. Il rischio non viene desunto da un elenco astratto, ma valutato alla luce di probabilità, impatto e presidi esistenti.
4. Gap analysis e piano dei presidi. Si individuano le lacune e si propongono correttivi proporzionati. Non tutte le misure devono essere complesse: una chiara separazione dei compiti, una doppia autorizzazione o una tracciabilità più ordinata possono essere decisive.
5. Redazione del sistema documentale. Il contenuto del Modello viene costruito sul risultato dell’analisi e coordinato con procedure, Codice Etico, sistema disciplinare e flussi informativi.
6. Adozione e avvio. L’organo dirigente valuta e approva il Modello; seguono comunicazione, formazione, nomina o coordinamento dell’OdV e pianificazione delle verifiche.

La guida sulla costruzione di un Modello 231 efficace esamina più diffusamente le singole fasi. In questa pagina interessa un altro aspetto: trasformare quel percorso in un incarico delimitato, con attività, interlocutori e risultati comprensibili prima dell’avvio.

Quali documenti vengono predisposti?

Non esiste un pacchetto identico per ogni ente. In base al perimetro dell’incarico possono essere predisposti o aggiornati:

• risk assessment e mappa delle attività sensibili;
• parte generale del Modello;
• parti speciali dedicate alle famiglie di reato pertinenti;
• Codice Etico;
• sistema disciplinare;
• protocolli o indicazioni operative per i processi più esposti;
• schema dei flussi informativi verso l’Organismo di Vigilanza;
• regolamento o documenti di funzionamento dell’OdV, quando richiesti;
• piano iniziale di comunicazione, formazione e attuazione;
• quadro delle azioni correttive, con priorità e responsabilità.

Le Linee Guida Confindustria offrono indicazioni metodologiche utili, ma non sostituiscono la conoscenza dell’ente. Anche un documento tecnicamente ordinato può rivelarsi debole se non descrive i processi effettivi o se assegna controlli incompatibili con risorse e ruoli disponibili.

Come si rende il Modello effettivamente attuato?

L’adozione formale è un passaggio necessario, ma non esaurisce il lavoro. Gli artt. 6 e 7 del D.Lgs. 231/2001 richiedono un Modello idoneo ed efficacemente attuato, secondo condizioni che variano anche in relazione al soggetto che ha commesso il reato.

L’attuazione si dimostra nel tempo attraverso comportamenti ed evidenze: delibere coerenti, procedure conosciute, controlli documentati, gestione delle anomalie, formazione pertinente, aggiornamenti motivati e flussi verso l’OdV. Occorre inoltre che l’Organismo di Vigilanza disponga di autonomia, informazioni e risorse adeguate al compito.

Il Modello riguarda la responsabilità dell’ente. Non elimina l’eventuale responsabilità penale personale di amministratori, dirigenti o dipendenti. Può però rendere più chiari poteri, doveri e controlli, riducendo aree grigie organizzative e consentendo di ricostruire le decisioni assunte.

Realizzazione, aggiornamento o check-up: quale intervento serve?

L’aggiornamento non coincide con l’aggiunta meccanica dell’ultimo reato presupposto. Può essere necessario rivedere processi, responsabilità, protocolli o flussi. Allo stesso modo, il check-up non è una certificazione astratta: serve a comprendere dove il sistema è coerente e dove, invece, mancano applicazione o tracciabilità. Sono disponibili due approfondimenti dedicati all’aggiornamento del Modello 231 e al check-up del Modello 231.

Quanto costa un Modello 231?

Non è corretto indicare un prezzo standard senza conoscere l’organizzazione. Sul preventivo incidono numero di società e sedi, attività svolte, complessità dei processi, documentazione già disponibile, persone da intervistare, famiglie di reato rilevanti e livello di supporto richiesto nell’attuazione.

La valutazione preliminare serve anche a separare ciò che è già adeguatamente presidiato da ciò che richiede un intervento. In questo modo il lavoro viene concentrato sulle aree rilevanti, evitando sia modelli sovradimensionati sia soluzioni troppo semplici per il rischio effettivo. Per i criteri che incidono sul compenso si rinvia all’analisi su quanto costa un Modello 231.

Perché adottare un’impostazione penalistica?

Il Modello nasce per prevenire la responsabilità amministrativa dell’ente dipendente da reato ed è valutato nel processo penale. Per questa ragione la mappatura deve collegare l’organizzazione alle fattispecie rilevanti; i protocolli devono presidiare le possibili modalità di commissione; l’attuazione deve lasciare evidenze verificabili.

L’impostazione penalistica non comporta promesse sull’esito di un eventuale procedimento. Consente però di costruire il sistema tenendo presente la domanda che potrebbe emergere in sede giudiziale: il rischio era stato riconosciuto, il presidio era concretamente idoneo e l’ente può dimostrare di averlo applicato?

Il punto dell’Avv. Soardi

Nella pratica, il passaggio più utile non è quasi mai la scrittura del documento. È il confronto con chi decide e con chi esegue le operazioni. È lì che emergono autorizzazioni informali, controlli affidati alla stessa persona, procedure superate o flussi che nessuno trasmette. Un Modello credibile deve intervenire su questi punti con misure sostenibili. Se introduce adempimenti che l’impresa non riuscirà a seguire, il problema viene soltanto spostato dalla carta alla prova dell’attuazione.

Il Modello può inoltre coordinarsi con sistemi qualità, sicurezza, ambiente, privacy, anticorruzione e governance ESG. L’integrazione è utile quando evita duplicazioni e rende i controlli leggibili; non trasforma però strumenti diversi in equivalenti e non sostituisce l’analisi richiesta dal D.Lgs. 231/2001.

Dove opera Soardi Studio Legale?

Lo Studio ha sedi a Bergamo e Brescia e assiste enti anche a Milano, Monza e Brianza, Bologna e nel resto d’Italia. Una parte delle interviste e delle riunioni può essere svolta da remoto; sopralluoghi e incontri in presenza vengono pianificati quando sono utili per comprendere processi, sedi operative e organizzazione.

L’Avv. Stefano Soardi svolge anche incarichi quale componente o organismo monocratico di Organismi di Vigilanza. Questa esperienza consente di considerare, già durante la realizzazione del Modello, la successiva gestione dei flussi, delle verifiche e delle interlocuzioni con gli organi societari.

Domande frequenti sulla realizzazione del Modello 231

Quali informazioni servono per una prima valutazione?

Sono utili una breve descrizione dell’attività, organigramma, numero di dipendenti e sedi, principali rapporti con soggetti pubblici, eventuali certificazioni e indicazione dei documenti 231 già disponibili. Non è necessario inviare tutto prima del primo confronto.

È possibile aggiornare un Modello predisposto da un altro consulente?

Sì. Lo Studio può esaminare il sistema esistente, conservare le parti ancora coerenti e proporre modifiche circoscritte. L’aggiornamento non richiede sempre una riscrittura integrale.

Chi deve approvare il Modello?

L’adozione compete all’organo dirigente dell’ente. Il percorso preparatorio può coinvolgere funzioni aziendali e consulenti, ma la decisione e l’impulso sull’attuazione restano in capo alla governance.

Quanto tempo richiede la realizzazione?

Dipende dalla complessità dell’ente, dalla disponibilità dei documenti e dal numero di interlocutori. Dopo la ricognizione preliminare è possibile formulare un calendario realistico, evitando tempi standard non collegati al lavoro necessario.

Il Modello protegge automaticamente l’impresa?

No. L’effetto esimente non è automatico e richiede il rispetto delle condizioni previste dal decreto, compresa l’efficace attuazione. Il giudizio resta legato al caso concreto e distingue anche tra reati commessi da soggetti apicali e da persone sottoposte alla loro direzione o vigilanza.

Che cosa accade se il Modello viene adottato dopo il reato?

Non opera come esimente adottata prima del fatto. In presenza delle condizioni previste dalla legge, può però rilevare ai fini delle conseguenze sanzionatorie e delle condotte riparatorie. La strategia deve essere coordinata con la posizione processuale dell’ente.

Richiedere una valutazione preliminare

Per comprendere se sia necessario realizzare, aggiornare o verificare il sistema esistente, è possibile contattare Soardi Studio Legale. Nel messaggio è utile indicare settore, dimensioni, sedi operative e stato del Modello 231. Il primo obiettivo è definire il perimetro: soltanto dopo questa verifica può essere formulata una proposta di attività proporzionata all’ente.

Richiedi una valutazione preliminare del Modello 231