Indice
- Introduzione alle nuove Linee Guida dell’Organismo di Vigilanza ex D.gls. 231 del 2001
- Cosa cambia con le nuove Linee Guida sul funzionamento dell’Organismo di Vigilanza 231
- Requisiti dell’Organismo di Vigilanza: autonomia, indipendenza e professionalità
- Durata dell’incarico, revoca, decadenza e rinuncia secondo le sulle Linee Guida dell’Organismo di Vigilanza ex D.gls. 231 del 2001
- Le funzioni dell’OdV: vigilanza, controllo e aggiornamento del Modello 231
- Pianificazione delle attività di vigilanza e modalità operative
- Il sistema dei flussi informativi: la colonna portante del Modello 231
- Whistleblowing e ruolo dell’OdV secondo il D.Lgs. 24/2023
- Compliance integrata: AML, privacy, sicurezza, ESG e intelligenza artificiale
- L’OdV nei gruppi societari
- Conclusioni sulle Linee Guida dell’Organismo di Vigilanza ex D.gls. 231 del 2001
- FAQ – Linee Guida sull’Organismo di Vigilanza 231
Introduzione alle nuove Linee Guida dell’Organismo di Vigilanza ex D.gls. 231 del 2001
Le nuove Linee Guida Organismo di Vigilanza 231 segnano un passaggio fondamentale per tutte le imprese che, oggi più che mai, desiderano adottare un Modello Organizzativo ai sensi del D.lgs. 231 del 2001 realmente efficace e capace di reggere al vaglio degli organi giudiziari. Fin dall’introduzione del documento, infatti, emerge chiaramente l’intenzione del CNDCEC di fornire uno strumento finalmente operativo, aggiornato e facilmente applicabile alle realtà aziendali contemporanee. Inoltre, poiché il ruolo dell’Organismo di Vigilanza si è ampliato in modo significativo negli ultimi anni, queste Linee Guida non costituiscono soltanto un aggiornamento formale, ma rappresentano una vera e propria evoluzione culturale nella gestione dei rischi-reato.
Proprio per questo, comprendere i contenuti delle nuove Linee Guida sul funzionamento dell’Organismo di Vigilanza 231 significa anche capire come cambiano le responsabilità, i flussi informativi, i requisiti dei membri dell’OdV e, soprattutto, il rapporto tra vigilanza e compliance integrata. Ed è per questo che le imprese devono adottare un approccio più strutturato, più documentato e maggiormente orientato alla prevenzione.
Cosa cambia con le nuove Linee Guida sul funzionamento dell’Organismo di Vigilanza 231
Le Linee Guida chiariscono innanzitutto che l’OdV non è più considerabile come un organo meramente formale, poiché oggi deve svolgere una funzione di controllo articolata, continua e tracciabile. Inoltre, il documento sottolinea con forza che l’efficacia del Modello 231 dipende in modo decisivo dall’effettività dell’Organismo di Vigilanza, il quale deve essere composto, nominato e gestito secondo criteri molto più rigorosi rispetto al passato.
Il ruolo dell’OdV, infatti, non si limita alla vigilanza, ma abbraccia anche la promozione di una cultura aziendale fondata sulla legalità, cosa che risulta possibile solo attraverso un sistema di flussi informativi efficace e costante. Di conseguenza, le imprese devono ora rivedere le proprie procedure interne per assicurare che l’OdV riceva dati completi, tempestivi e soprattutto verificabili.
Requisiti dell’Organismo di Vigilanza: autonomia, indipendenza e professionalità
Le Linee Guida rivolte all’Organismo di Vigilanza 231 insistono con decisione su tre requisiti fondamentali: autonomia, indipendenza e professionalità. Poiché il legislatore non definisce con precisione la composizione dell’OdV, il documento chiarisce finalmente quali caratteristiche debbano possedere i suoi componenti.
L’autonomia deve essere garantita attribuendo all’OdV poteri di iniziativa e controllo che non dipendano gerarchicamente dalla direzione. Inoltre, per assicurare tale autonomia, è essenziale che all’OdV venga assegnato un budget proprio. Questo aspetto assume un rilievo enorme perché, senza risorse adeguate, nessun organismo potrebbe svolgere verifiche approfondite o rivolgersi a professionisti esterni nei casi in cui le competenze interne non fossero sufficienti.
L’indipendenza, invece, deve tradursi nell’assenza di ogni possibile conflitto di interessi. Per questo motivo, le Linee Guida scoraggiano fortemente la nomina di figure aziendali eccessivamente esposte al potere gerarchico dell’impresa. Inoltre, viene precisato che il compenso dei membri dell’OdV deve essere congruo, poiché un compenso troppo basso comprometterebbe la professionalità, mentre uno troppo elevato rischierebbe di incidere sull’indipendenza.
Infine, la professionalità costituisce il cuore della funzione dell’OdV. Infatti, il documento ribadisce che la complessità crescente del Modello 231 richiede competenze multidisciplinari che spaziano dal diritto penale d’impresa alla privacy, dalla cybersecurity alla gestione dei flussi informativi, fino ai temi ESG. Di conseguenza, la composizione ideale dell’OdV non può prescindere da un equilibrio tra figure interne e professionisti esterni qualificati.
Durata dell’incarico, revoca, decadenza e rinuncia secondo le sulle Linee Guida dell’Organismo di Vigilanza ex D.gls. 231 del 2001
Le Linee Guida Organismo di Vigilanza 231 disciplinano anche la durata e le possibili cause di cessazione dell’incarico. Viene chiarito, ad esempio, che l’OdV dovrebbe essere nominato per una durata determinata, solitamente triennale, proprio per garantire continuità e stabilità del sistema di vigilanza. Inoltre, la revoca deve essere motivata e fondata su elementi oggettivi, mentre la decadenza può verificarsi quando uno dei membri perde i requisiti di autonomia, indipendenza o onorabilità.
Anche la rinuncia deve essere formalizzata in forma scritta e con un congruo preavviso, al fine di evitare che l’ente rimanga privo di un presidio essenziale per la validità del Modello 231. Proprio per questo, le Linee Guida suggeriscono di prevedere la prorogatio, così che l’OdV uscente resti in carica fino alla nomina del successivo organismo.
Le funzioni dell’OdV: vigilanza, controllo e aggiornamento del Modello 231
Il documento del CNDCEC chiarisce che la vigilanza non si limita al controllo formale, ma deve essere continua, sistematica e orientata al miglioramento del Modello. Poiché il Modello 231 deve essere non solo adottato, ma anche efficacemente attuato, le Linee Guida stabiliscono che l’OdV debba verificare costantemente l’aderenza delle procedure operative ai protocolli, valutando altresì la necessità di aggiornamenti.
L’attività dell’OdV, inoltre, non ha carattere sanzionatorio. L’organismo, infatti, non punisce le violazioni, ma segnala al Consiglio di Amministrazione la necessità di adottare misure correttive o disciplinari. Questa distinzione risulta importante perché rafforza la posizione dell’OdV come organo imparziale e garante della correttezza delle procedure interne.
Pianificazione delle attività di vigilanza e modalità operative
Le Linee Guida circa il funzionamento dell’Organismo di Vigilanza 231 pongono grande attenzione alla pianificazione. L’OdV deve predisporre un piano annuale che definisca aree di rischio, processi da verificare, periodicità delle verifiche e strumenti da utilizzare. Questo approccio consente infatti di trasformare la vigilanza in un’attività strutturata, metodica e documentabile.
Inoltre, l’OdV deve riunirsi con regolarità, sia al proprio interno sia con le funzioni aziendali coinvolte nei processi a rischio reato. Poiché la tracciabilità rappresenta un elemento determinante, verbali, report e check-list devono essere conservati in un archivio sicuro, accessibile soltanto ai soggetti autorizzati.
Il sistema dei flussi informativi: la colonna portante del Modello 231
Le Linee Guida chiariscono che il Modello 231 non può funzionare senza un sistema di flussi informativi OdV efficace. Il documento distingue tra flussi periodici e flussi ad evento, e precisa che l’omessa trasmissione delle informazioni deve essere considerata una violazione disciplinare.
I flussi periodici riguardano, ad esempio, la sicurezza sul lavoro, i provvedimenti disciplinari, il bilancio, i contenziosi, le procedure di acquisto, le sponsorizzazioni e i sistemi certificati. I flussi ad evento, invece, includono situazioni critiche come contenziosi rilevanti, anomalie operative, accessi non autorizzati o segnalazioni whistleblowing.
Questo sistema consente all’OdV non solo di mantenere un controllo diretto sul Modello 231, ma anche di reagire tempestivamente a rischi emergenti.
Whistleblowing e ruolo dell’OdV secondo il D.Lgs. 24/2023
Poiché il whistleblowing rappresenta oggi uno dei presidi più rilevanti nella prevenzione dei reati, le Linee Guida dedicano una parte molto ampia al coordinamento tra OdV e canali di segnalazione. L’OdV, infatti, deve garantire la gestione delle segnalazioni in modo riservato, indipendente e conforme alla normativa.
Inoltre, grazie alla sua funzione di vigilanza, l’OdV deve analizzare le segnalazioni ricevute, valutarne la fondatezza e riferire gli esiti agli organi competenti, evitando però qualunque interferenza diretta con la gestione operativa del personale.
Compliance integrata: AML, privacy, sicurezza, ESG e intelligenza artificiale
Una delle parti più innovative delle Linee Guida Organismo di Vigilanza 231 riguarda l’integrazione tra vigilanza 231 e altri presidi di compliance. Infatti, oggi l’OdV deve saper interagire con sistemi anticorruzione, antiriciclaggio, privacy, cybersecurity, sicurezza sul lavoro, ESG e perfino intelligenza artificiale. Poiché questi ambiti generano rischi-reato sempre più concreti, la vigilanza non può più essere settoriale, ma deve essere integrata.
Ne consegue che il ruolo dell’OdV diventa sempre più simile a quello di un presidio centrale del sistema di governance aziendale, con funzioni di raccordo e supervisione sui principali rischi normativi.
L’OdV nei gruppi societari
Nelle realtà articolate, il documento suggerisce di favorire il coordinamento tra gli OdV delle diverse società del gruppo. Proprio perché molti rischi e processi sono condivisi, l’OdV deve adottare procedure comuni quando possibile, pur rispettando l’autonomia delle singole società.
Conclusioni sulle Linee Guida dell’Organismo di Vigilanza ex D.gls. 231 del 2001
Le Linee Guida Organismo di Vigilanza 231 rappresentano un cambio di paradigma. Poiché rafforzano il ruolo dell’OdV e chiariscono molti aspetti rimasti incerti per anni, diventano uno strumento imprescindibile per qualsiasi ente che desideri adottare un Modello 231 realmente efficace. Inoltre, forniscono indicazioni operative dettagliate che permettono all’OdV di muoversi con maggiore sicurezza e professionalità.
Come anticipato, il documento completo sarà allegato all’articolo per consentirne la consultazione e il download.
FAQ – Linee Guida sull’Organismo di Vigilanza 231
Qual è la principale novità delle Linee Guida?
La definizione chiara e operativa delle funzioni, dei flussi informativi e dell’interazione tra OdV e compliance integrata.
Chi può far parte dell’OdV?
Chiunque possieda autonomia, indipendenza e professionalità adeguata, inclusi professionisti esterni e membri del Collegio Sindacale.
Come deve essere strutturato il sistema dei flussi informativi?
Deve prevedere flussi periodici e ad evento, completi, tempestivi e documentati.
In che modo l’OdV interagisce con il whistleblowing?
Garantisce riservatezza, analizza le segnalazioni e riferisce agli organi competenti.
Chi può essere nominato nell’Organismo di Vigilanza 231?
L’OdV può essere composto sia da figure interne sia da professionisti esterni, purché dotati dei requisiti richiesti dalle Linee Guida: autonomia, indipendenza, onorabilità e professionalità come Avvocati o Consulenti Legali.
È opportuno nominare un avvocato penalista nell’OdV?
Le Linee Guida non impongono una categoria professionale specifica, tuttavia molte realtà scelgono di includere un avvocato penalista, soprattutto quando l’azienda è esposta a rischi delicati o a reati presupposto particolarmente complessi.
Quindi è obbligatorio scegliere un avvocato?
No, non è obbligatorio. Tuttavia, molte imprese ritengono prudente integrare nell’OdV una figura che conosca “da dentro” la logica del reato, il funzionamento del processo penale e l’evoluzione della giurisprudenza 231.
Se la tua azienda desidera adeguarsi alle Linee Guida Organismo di Vigilanza 231, predisporre o aggiornare il Modello 231 oppure valutare l’efficacia del proprio sistema di vigilanza, puoi contattarci per una consulenza dedicata. Lo Studio Soardi assiste da anni società su tutto il territorio nazionale per l’adozione, l’aggiornamento e la gestione dei Modelli Organizzativi 231. Inoltre l’Avvocato Stefano Soardi ricoprire incarichi come Organismo di Vigilanza (OdV).
